مایکروسافت Outlook دقیقاً شهرتی به سادگی استفاده ندارد. اما نسخه “جدید” این نرم‌افزار، که به طور پیش‌فرض در نسخه وب Outlook موجود است، واقعاً یک بهبود در تنظیم قوانین برای صندوق ورودی شما به شمار می‌رود.
چرا باید از قوانین استفاده کنید
اگر ایمیل‌های مهم زیادی دریافت می‌کنید که در دسته‌بندی‌های مختلف قرار می‌گیرند، منطقی است که آن‌ها را به پوشه‌های مختلف منتقل کنید تا صندوق ورودی شما مرتب بماند. اما اگر ایمیل‌های زیادی دریافت می‌کنید و مجبورید آن‌ها را دستی به پوشه‌های مختلف منتقل کنید، این کار زمان زیادی از روزتان را می‌گیرد. به همین دلیل است که استفاده از قوانین در Outlook مفید است تا صندوق ورودی شما به طور خودکار مرتب شود!
چطور قوانین را در Outlook جدید تنظیم کنیم
در Outlook “قدیمی”، سیستم قوانین نسبتاً ساده بود، اما کمی پیچیده و با انتخاب‌های زیاد که ممکن بود گیج‌کننده باشد. اما قوانین در Outlook “جدید” بسیار کاربرپسندتر و تنظیم آن‌ها شهودی‌تر است. فرآیند شروع همانند گذشته است، با کلیک راست روی ایمیلی که می‌خواهید برای آن قانون بسازید. توجه داشته باشید که نمی‌توانید قوانین را از طریق اپلیکیشن موبایل تنظیم کنید، اما می‌توانید از نسخه وب Outlook برای این کار استفاده کنید.
وقتی روی یک ایمیل کلیک راست می‌کنید، منویی مشابه منویی که در Outlook قدیمی می‌دیدید (به جز کمی مدرن‌تر) ظاهر می‌شود. به بخش Rules > Create Rule بروید تا یک قانون جدید در Outlook بسازید، یا روی “Manage Rules” کلیک کنید تا به منوی قوانین دسترسی پیدا کنید و هر قانونی که قبلاً تنظیم کرده‌اید را اصلاح کنید. همچنین می‌توانید منوی قوانین را با زدن دکمه تنظیمات که شبیه به یک چرخ دنده در گوشه بالای سمت راست است، پیدا کنید.
بیایید با ایجاد یک قانون جدید شروع کنیم. وقتی روی “Create Rule” کلیک می‌کنید، Outlook به طور خودکار شروع به تنظیم قانون برای شما می‌کند. اما اگر قانون متفاوتی در نظر دارید یا می‌خواهید جزئیات بیشتری را تنظیم کنید، می‌توانید روی “More options” کلیک کنید تا تمام تنظیمات موجود برای قوانین Outlook خود را مشاهده کنید.
پیشنهاد می‌کنم برای قوانین خود عنوان‌های خاصی تعیین کنید تا سازماندهی آن‌ها ساده‌تر شود. Outlook به طور خودکار یک عنوان پیش‌فرض برای قانون شما ایجاد می‌کند، اما می‌توانید آن را به هر چیزی که می‌خواهید در جعبه بالای صفحه تنظیم قانون تغییر دهید.
زیر عنوان، می‌توانید پارامترهای قانون خود را تعیین کنید. بسته به نیاز خود، می‌توانید انواع مختلفی از قوانین را تنظیم کنید. به عنوان مثال، می‌توانید قانونی تنظیم کنید که تمام ایمیل‌های دریافتی از یک فرد خاص یا یک دامنه خاص به یک پوشه خاص منتقل شوند. یا می‌توانید یک کلمه کلیدی خاص را در موضوع یا متن ایمیل تنظیم کنید که Outlook را به انجام یک اقدام خاص هدایت کند. از فهرست کشویی برای کاوش در تمام گزینه‌های قابل تنظیم استفاده کنید. همچنین می‌توانید شرایط مختلفی را برای یک قانون تنظیم کنید تا خودکارسازی دقیق‌تری داشته باشید.
پس از اینکه مشخص کردید Outlook باید به دنبال چه چیزی بگردد، باید عملی را برای Outlook تنظیم کنید که هنگام پیدا کردن ایمیلی که با معیارهای شما مطابقت دارد، انجام دهد. این عملیات‌ها شامل انتقال به یک پوشه خاص، علامت‌گذاری به عنوان ایمیل هرزنامه، پین کردن به بالای صندوق ورودی، یا حتی حذف ایمیل است. کافیست از منوی کشویی انتخاب کنید که Outlook باید چه عملی انجام دهد.
یک نکته در مورد پردازش چندین قانون
پس از اینکه قانون تنظیم شد، دو گزینه دیگر در زیر آن وجود دارد. اولین گزینه “متوقف کردن پردازش قوانین بیشتر” است. به عبارت ساده‌تر، این بدین معناست که شما به Outlook می‌گویید که پس از اجرای این قانون روی یک ایمیل، نباید سعی کند قوانین دیگری را روی همان ایمیل اجرا کند. این گزینه برای مواقعی مفید است که شما قانون ساده‌ای دارید که در موارد مختلف کاربرد ندارد، مانند ارسال تمامی ایمیل‌های دریافتی از فروشگاه آنلاین محبوبتان به یک پوشه فرعی خرید در Outlook.
با این حال، ممکن است مواردی وجود داشته باشد که بخواهید Outlook به بررسی قوانین بیشتر ادامه دهد. برای مثال، فرض کنید قانونی دارید که تمامی ایمیل‌های دارای پیوست را علامت‌گذاری می‌کند و همچنین قانونی دارید که تمامی ایمیل‌های دریافتی از دامنه‌های اسپم را حذف می‌کند. حالا یک ایمیل از یک دامنه اسپم دریافت می‌کنید که همچنین پیوستی هم دارد. در این حالت، شما می‌خواهید که Outlook هر دو قانون را اجرا کند تا این ایمیل اسپم با پیوست به درستی حذف شود. اگر متوجه شدید که Outlook ایمیل‌ها را به روشی که انتظار داشتید مرتب نمی‌کند، بررسی کنید که آیا قوانین متعددی را پردازش می‌کنید یا اینکه Outlook را تنظیم کرده‌اید که متوقف شود.
دومین گزینه در پایین منوی تنظیم قانون، “اجرای قانون اکنون” است. با انتخاب این گزینه، Outlook بلافاصله قانون را اجرا کرده و اقدام مشخص‌شده را بر روی هر ایمیلی در صندوق ورودی که با پارامترهای تنظیم‌شده شما مطابقت دارد، انجام می‌دهد.
مدیریت قوانین شما
پس از اینکه قوانین خود را تنظیم کردید، می‌توانید آن‌ها را در هر زمان مدیریت، ویرایش، به‌روزرسانی و حذف کنید. برای دسترسی به تمامی قوانین خود، می‌توانید روی هر ایمیل کلیک راست کرده و به Rules رفته و “مدیریت قوانین” را انتخاب کنید. این کار منوی قوانین را باز می‌کند که تمامی قوانین موجود شما را فهرست می‌کند. همچنین می‌توانید به همین منو از طریق کلیک بر روی آیکون تنظیمات در گوشه بالای سمت راست دسترسی پیدا کرده و گزینه Rules را در منوی “Mail” انتخاب کنید.
اگر تا به حال در نسخه قدیمی Outlook قوانین را تنظیم کرده‌اید، احتمالاً متوجه شده‌اید که این فرایند تنظیم قوانین در نسخه جدید بسیار ساده‌تر و راحت‌تر است. رابط کاربری و منوها بیشتر کاربرپسند و دارای ظاهری مدرن و تمیزتر هستند. گزینه‌های قوانین به‌صورت شهودی‌تر طراحی شده‌اند و نرم‌افزار اغلب قادر است پیش‌بینی کند که شما چه قانونی می‌خواهید ایجاد کنید و بیشتر کارها را برای شما انجام می‌دهد. معمولاً من از انتشار نسخه‌های جدید نرم‌افزارها خیلی خوشم نمی‌آید، اما مایکروسافت واقعاً قوانین را در “نسخه جدید” Outlook بهتر کرده است.
